Wie du mit n8n und Google Workspace einen nervigen Freigabeprozess in einen smarten Workflow verwandelst
von Florian Wartner, Leiter Digitales
Der Use Case: Content-Freigabeprozess automatisieren
Ausgangslage
Dein Team erstellt regelmäßig Inhalte – Blogposts, Whitepaper, Case Studies.
Alle Entwürfe liegen in Google Docs, die Reviewer bekommen sie... auf Zuruf:
- Per Slack-Link
- Per Mail
- Oder gar nicht
Es wird vergessen, doppelt gefragt oder einfach nie geprüft. Es fehlen Review-Deadlines oder klare Statusangaben.
Das Ergebnis: Keine Übersicht. Kein System. Viel Chaos.
Ziel mit n8n
Wir bauen einen Workflow, der automatisch prüft, ob ein Dokument zur Freigabe bereit ist – und dann den Review-Prozess auslöst.
- Google Doc wird geändert → n8n erkennt das.
- n8n prüft im Dokument: Steht dort "Status: Bereit zur Prüfung"?
- Wenn ja: Mail an das Marketing-Team mit Link zum Dokument.
- Nach 48 Stunden: Automatischer Reminder per Slack, falls noch nichts passiert ist.
Umsetzung: Schritt-für-Schritt erklärt
1. Google Drive Trigger in n8n
Sobald ein Dokument in einem definierten Ordner verändert wird, startet der Workflow.
Technische Basis: Google Drive API, OAuth-Authentifizierung.
Der Trigger wird so konfiguriert, dass nur .docx-Dateien mit bestimmten Tags erfasst werden – zum Beispiel „Entwurf“ im Dateinamen oder einem Metadatenfeld.
2. Inhalt aus Google Docs auslesen
n8n greift per API auf das Google-Dokument zu und liest gezielt den Abschnitt, der den Status enthält.
Beispiel: „Status: Bereit zur Prüfung“
Hier ist es sinnvoll, im Team einheitliche Schreibweise und Positionierung des Statusfelds zu vereinbaren – etwa als erste Zeile im Dokument.
3. Entscheidungslogik (IF-Node)
n8n prüft:
Enthält der gelesene Text den exakten String „Status: Bereit zur Prüfung“?
- Wenn ja → Weiter mit E-Mail und Logging
- Wenn nein → Workflow wird sofort beendet
Diese simple Abfrage ist stabil und kann später leicht angepasst werden, etwa für Varianten wie „Status: In Review“ oder „Status: Final“.
4. Logging in Google Sheets
n8n schreibt automatisch einen neuen Eintrag in ein Google Sheet.
So entsteht eine Historie aller gestarteten Review-Prozesse – mit folgenden Daten:
- Dokumentname
- Autor
- Zeitpunkt des Freigabe-Status
- Name des Reviewers
- Status (offen, abgeschlossen)
Das hilft bei der Koordination im Team – und bei späteren Auswertungen.
5. Automatisierte E-Mail mit Gmail
Sobald das Dokument „bereit zur Prüfung“ ist, wird eine Mail generiert:
Betreff: Neues Dokument zur Freigabe
Inhalt:
- Titel
- Autor
- Link zum Google Doc
- Bitte um Rückmeldung bis Datum X
Die E-Mail geht an eine vordefinierte Gruppe oder eine verantwortliche Person aus dem Projekt.
6. Zeitverzögerung: 48-Stunden-Wartezeit
Mit dem Wait-Node pausiert n8n den Flow für 48 Stunden.
Danach prüft der Flow optional erneut:
- Wurde der Status im Dokument geändert?
- Gibt es einen Eintrag im Sheet mit dem Vermerk „freigegeben“?
Wenn nein → weiter mit Erinnerung per Slack.
7. Erinnerung via Slack
Der finale Step: n8n sendet automatisch eine Nachricht in einen definierten Slack-Channel oder direkt an den Reviewer:
Erinnerung: Das Dokument [Titel] wurde vor 48 Stunden zur Freigabe markiert und ist noch nicht geprüft.
Link: [Google Doc]
Damit wird sichergestellt, dass kein Review „vergessen“ wird.
Visualisierung: Der Workflow im Überblick
+-----------------------------+
| Google Docs: Blogpost |
| Entwurf wird bearbeitet |
+--------------+--------------+
|
v
+-----------------------------+
| n8n: Trigger bei Änderung |
| (Google Drive Webhook) |
+--------------+--------------+
|
v
+-----------------------------+
| n8n: Lies Text aus Google |
| Docs ("Status: ...") |
+--------------+--------------+
|
v
+-------------+-------------+
| Decision Node: |
| Status == "bereit zur |
| Prüfung"? |
+------+--------+-----------+
| |
[Nein] | | [Ja]
| v
| +-------------------------+
| | Google Sheets: Logge |
| | Review-Zeitpunkt |
| +-----------+-------------+
| |
| v
| +-------------------------+
| | Gmail: Sende E-Mail an |
| | Marketing mit Link |
| +-----------+-------------+
| |
| v
| +-------------------------+
| | Warte 48h (n8n Wait) |
| +-----------+-------------+
| |
| v
| +-------------------------+
| | Slack: Erinnerung an |
| | Reviewer senden |
| +-------------------------+
|
v
[Workflow beendet / Kein Review nötig]
Datenschutz: Von Anfang an mitgedacht
Wir bei Pixel & Process bauen keine Quick-and-Dirty-Lösungen.
Unsere Standards:
- n8n läuft bei deutschen Hosting-Partnern (z. B. Hetzner oder netcup)
- Keine US-Tools, keine unklaren Tracking-Prozesse
- Google Workspace wird datensparsam genutzt
- Dokumentation für AVV, Audits und Security-Reviews inklusive
Ergebnis: Messbare Zeitersparnis
| Manuell | Automatisiert mit n8n |
|---|---|
| Slack-Nachricht formulieren | Automatische Mail |
| Link heraussuchen und einfügen | In der Mail bereits enthalten |
| Nachhaken vergessen | Slack-Reminder nach 48h |
| Kein Überblick | Übersichtliches Google Sheet |
| Zeitverlust | Mehr Zeit für echte inhaltliche Arbeit |
Dieser eine Workflow spart bereits 30 Minuten pro Woche. Über ein Jahr sind das über 25 Stunden – für ein einziges Teammitglied.
Multipliziere das auf andere Prozesse wie Lead-Nurturing, Bewerberkommunikation oder Rechnungsfreigaben – und du bekommst eine Vorstellung davon, was Prozessautomatisierung leisten kann.
Fazit
Dieser Workflow zeigt: Automatisierung mit n8n und Google Workspace ist kein Luxus, sondern eine clevere Entscheidung.
Er sorgt für Struktur, Verlässlichkeit und Klarheit – ohne dein Team zu überfordern. Und mit Datenschutz-Standards, die in Deutschland notwendig sind.
Nächste Schritte
Wenn du selbst solche Prozesse aufbauen willst, aber nicht weißt, wo du anfangen sollst:
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